Program Płatnik – odpowiedzi na najczęstsze pytania (2)

W poniższym tekście prezentujemy drugą partię odpowiedzi na pytania odnoszące się do programu PŁATNIK.

Jak mogę wyrejestrować wszystkich zgłoszonych ubezpieczonych w sytuacji gdy płatnik kończy działalność?

W sytuacji, gdy tworzony jest dokument ZUS ZWPA – wyrejestrowanie płatnika składek Program Płatnik zaproponuje automatyczne utworzenie dokumentów ZUS ZWUA dla zgłoszonych ubezpieczonych.

Z jakimi danymi będzie tworzony przez program dokument ZUS ZWUA podczas wyrejestrowania płatnika składek?

Dokument ZUS ZWUA będzie zwierał:
– Dane identyfikacyjne ubezpieczonych zawarte w kartotekach pobranych z ZUS.
– Data wyrejestrowania z ubezpieczeń będzie taka sama jak data wyrejestrowania płatnika z dokumentu ZUS ZWPA
– Kod przyczyny wyrejestrowania 100, dla każdego niewyrejestrowanego ubezpieczonego (z 6 – znakowym kodem tytułu ubezpieczenia).

Jak dokonać anulowania potwierdzenia kartoteki płatnika w ZUS?

Aby zmienić status aktualizacji danych płatnika i ubezpieczonych na podstawie danych z ZUS należy:
1. Z menu Płatnik wybrać polecenie Otwórz i na wyświetlonym komunikacie potwierdzić chęć otworzenia kartoteki w trybie edycji.
2. Na ekranie kartoteki płatnika wybrać z menu Narzędzia polecenie Anuluj potwierdzenie danych w ZUS.
3. Na ekranie pojawi się komunikat informujący o konsekwencjach anulowania potwierdzenia w ZUS.
4. Po wybraniu opcji Tak nastąpi zmiana statusu kartoteki płatnika i jego ubezpieczonych oraz usunięcie danych z ZUS dostępnych dla płatników o statusie „Potwierdzona w ZUS”.

Co oznacza status kartoteki „Niepotwierdzona w ZUS”?

Kartoteka „Niepotwierdzona w ZUS” jest to kartoteka ubezpieczonego, która:
– została wprowadzona i której dane nie zostały jeszcze uzgodnione z danymi w ZUS, tzn. po jej wprowadzeniu nie zostały pobrane informacje z ZUS,
– po pobraniu danych z ZUS nie została zidentyfikowana z żadną z kartotek zapisanych w rejestrze ZUS dla danego płatnika,
– ubezpieczony jest ubezpieczonym, który został wyrejestrowany, a od jego wyrejestrowania przez płatnika upłynęło 6 miesięcy.

W jakiej sytuacji zmienia się status kartoteki z „Niepotwierdzonej” na „Do potwierdzenia”?

Zmiany statusu „Niepotwierdzona w ZUS” na „Do potwierdzenia w ZUS” wykonujemy w sytuacji, gdy w rejestrze mamy dane ubezpieczonego, który:
– został wyrejestrowany u danego płatnika składek,
– od jego wyrejestrowania upłynęło 6 miesięcy,
– zaszła potrzeba korygowana wysłanych wcześniej dla niego dokumentów.
Po pobraniu danych z ZUS dla takiego ubezpieczonego kartoteka będzie miała status Potwierdzona w ZUS – Wyrejestrowana.

Do czego służy pobieranie danych z ZUS?

Funkcja jest jednym z procesów służących aktualizacji danych znajdujących się na stacji, w celu poprawy jakości dokumentów trafiających do ZUS.
Pobieranie danych z ZUS składa się z następujących procesów:
– pobierania danych z kont płatników i ubezpieczonych,
– aktualizacji komponentów (min. bibliotek, plików wykonywalnych oraz konfiguracyjnych) programu Płatnika,
– aktualizacji statusów dokumentów.

Dlaczego nie mogę pobrać danych z ZUS?

Podczas pobierania danych odbywa się automatyczny wybór adresu internetowego, z jakiego zostaną pobrane dane. Jeśli wybrany serwer jest niedostępny, wówczas automatycznie nastąpi próba pobrania danych z innego serwera.
Aby funkcja pobierania danych działała poprawnie, muszą być spełnione następujące warunki:
– w programie zarejestrowany jest ważny certyfikat jednostki ZUS. W przypadku braku certyfikatu ZUS należy go pobrać i zarejestrować (Pobieranie certyfikatu ZUS),
– w programie zarejestrowany jest ważny certyfikat kwalifikowany,
– brak ograniczeń administratora w dostępie do Internetu – sprawdzić czy z poziomu przeglądarki jest możliwe połączenie z serwerami komunikacyjnymi.

Jeśli pobieranie danych z ZUS jest uruchomione z górnego menu Administracja, to w przypadku błędu można wejść w Przebieg aktualizacji i zobaczyć jaka jest przyczyna błędu, ale jak funkcja jest uruchamiana przy tworzeniu informacji dla osoby ubezpieczonej i wystąpi błąd, to nie można zobaczyć opisu błędu.
Jeżeli jakiś krok pobierania danych z ZUS zakończył się błędem, to jest on widoczny w raporcie z pobrania danych znajdującym się w Dzienniku operacji. Przebieg jest dostępny TYLKO dla pobierania z poziomu menu Administracja.
Przy pobieraniu komponentów i słowników programu pojawiła się informacja na raporcie „Jeden lub więcej certyfikatów łańcucha nie jest już ważny lub nie uzyskał jeszcze ważności. Status unieważnienie dla jednego lub więcej certyfikatów łańcucha certyfikatów nie może zostać określony. Status odwołania jednego lub więcej certyfikatów z listy certyfikatów został wykonany w trybie offline w oparciu o nieaktualną lub brakującą listę CRL.

Należy pobrać aktualne listy CRL w programie Płatnik. W tym celu wybrać -Widok- Przekaz elektroniczny -Listy CRL -Przekaz -pobierz i rejestruj listę CRL.

Co oznacza rejestracja potwierdzenia po wysłaniu dokumentów do ZUS?

Rejestracja potwierdzenia przyjęcia dokumentu nie oznacza, że dokument został poprawnie przetworzony i zapisany na koncie ubezpieczonego w ZUS. W zakresie nowej funkcjonalności programu każdy dokument opatrzony został dodatkowo statusem, który informuje użytkownika o etapie obsługi dokumentu po stronie KSI ZUS.

Czym kończy się proces pobierania danych?

Proces pobierania danych kończy się raportem prezentującym zakres danych, który podlegał aktualizacji. W raporcie zawarte są zarówno dane sprzed zmiany jak i wartości po wykonanej zmianie.
Poszerzono zawartości kartotek płatnika i ubezpieczonych, tak aby możliwe było przechowywanie danych pobranych z ZUS, przy czym zarówno miejsca przechowywania danych jak i same dane pobrane z ZUS nie podlegają modyfikacji.

Jaki będzie stan kartotek ubezpieczonych po zasileniu danymi z ZUS, w sytuacji gdy dane w kartotekach i w ZUS nie będą zgodne?

Po zasileniu rejestru ubezpieczonych danymi z ZUS, stan danych w kartotekach jest następujący:
1. Jeżeli dane ubezpieczonego pobrane z ZUS zidentyfikowały się z jedną kartoteką, wówczas dane z kartoteki zostały zastąpione danymi z ZUS. Jedynie dotychczasowe dane identyfikacyjne ubezpieczonego z kartoteki zostały zachowane, ale jako historyczne.
2. Jeżeli dane ubezpieczonego pobrane z ZUS zidentyfikowały się z więcej niż jedną kartoteką, wówczas dane te nie zostały automatycznie wczytane i użytkownik decyduje:
a) czy pozostawić daną kartotekę w bazie niezaktualizowaną. W sytuacji, gdy użytkownik wybrał tę opcję wówczas kartoteka pozostała w stanie „Niepotwierdzona w ZUS”,
b) czy wykonać scalenie kartotek w bazie programu i następnie zastąpić powstałą kartotekę danymi z ZUS. W sytuacji, gdy użytkownik wybrał tę opcję wówczas program wykonał scalenie i importowane dane zostały dowiązane do wynikowej kartoteki.
3. Jeżeli dane ubezpieczonego pobrane z ZUS nie zidentyfikowały się z żadną kartoteką w bazie programu, wówczas utworzona została nowa kartoteka ubezpieczonego.
4. Jeżeli z jedną kartoteką ubezpieczonego w bazie programu zidentyfikowały się dwa lub więcej zestawów danych pobranych z ZUS, wówczas dane te nie zostały automatycznie wczytane i użytkownik musi wskazać, które z danych z ZUS powinny zastąpić kartotekę istniejącą w bazie programu. Pozostałe, niewskazane przez użytkownika, dane ubezpieczonych z ZUS zostały zapisane odrębnie w bazie programu Płatnik.

Czy Program Płatnik pozwala na wysłanie w jednym zestawie wszystkie rodzaje dokumentów ubezpieczeniowych?

Program nie pozwoli na wysyłkę, jeśli w wysyłanym zestawie będą znajdować się:
– dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe,
– dokument ZUS ZSWA oraz jakiś inny dokument rozliczeniowy lub zgłoszeniowy,
– dokument ZUS IWA oraz jakiś inny dokument rozliczeniowy lub zgłoszeniowy,
– dokumenty ZUS ZWUA, ZUS ZUA i ZUS ZZA dla tego samego ubezpieczonego z tym samym 6 znakowym kodem tytułu ubezpieczenia, jeśli użytkownik nie oznaczył kolejności przetworzenia tych dokumentów.

W kartotece płatnika chcę zmienić zakres pobierania danych, ale funkcja jest nieaktywna, dlaczego?

Funkcja zakresu pobierania danych w kartotece będzie aktywna jeśli:
1. Kartoteka płatnika będzie miała status „Niepotwierdzona w ZUS”
2. Do programu Płatnik zalogujemy się jako administrator
3. Kartoteka zostanie otwarta w trybie edycji

W kartotece płatnika po pobraniu danych z ZUS mamy pole cecha płatnika. W jakim celu są pobierane te dane oraz jakie wartości mogą znaleźć się w tym polu?

W kartotece płatnika po pobraniu danych z ZUS płatnik został określony cechą. Cecha płatnika będzie miła znaczenie podczas wyliczeń i weryfikacji. Cecha płatnika po pobraniu danych z ZUS może być określona jako :
1. 'U’ – urząd pracy,
2. 'P’ – ośrodek pomocy społecznej,
3. 'B’ – bank,
4. 'Z’ – jednostka ZUS,
5. 'M’ – MON,
6. 'S’ – sąd lub prokuratura,
7. '0′ – zwykły płatnik
8.’ V’ – biuro poselskie lub senatorskie.

Do czego służy funkcja Aktualizuj komponenty programu – z dysku…?

Funkcją „Aktualizuj komponenty programu – z dysku…” wykonujemy aktualizację parametrów wymaganych do poprawnej pracy systemu weryfikacji w programie Płatnik. Funkcja umożliwia wskazanie pliku zawierającego komponenty do aktualizacji takie jak biblioteki, słowniki, pliki wykonywalne oraz konfiguracyjne programu Płatnik. Plik z tymi danymi będzie publikowany na stronach ZUS.

Status aktywności mojego płatnika po pobraniu danych z ZUS jest „A – Aktywne”, co to oznacza?

Status aktywności płatnika „Aktywne” występuje w sytuacji, gdy płatnik ma zgłoszoną i niewyrejestrowaną działalność.

W widoku zestaw jest kolumna „Kolejność”. Dla jakich dokumentów i kiedy będzie wypełniona?

Kolumna „Kolejność” będzie wypełniona w sytuacji gdy:
1. Zestaw będzie zawierał dokumenty ZUS ZWUA, ZUS ZUA/ZUS ZZA dla tego samego ubezpieczonego z tym samym kodem ubezpieczenia
2. użytkownik określi dla tych dokumentów kolejność przetwarzania.

Do czego służy w programie funkcja dostępna w menu Narzędzia -> Twórz dokumenty -> Dokumenty wyrejestrowania członków rodzin ZUS ZCNA?

Wybranie w programie funkcji „Twórz dokumenty ->Dokumenty wyrejestrowania członków rodzin ZUS ZCNA” umożliwia utworzenie dokumentów wyrejestrowania członków rodzin w sytuacji, gdy w bazie danych znajdują się wprowadzone dokumenty ZUS ZWUA dla wybranych lub wszystkich ubezpieczonych, jeśli spełniony jest warunek:
1. Kartoteki ubezpieczonego mają status „Potwierdzona w ZUS”
2. Kartoteki ubezpieczonego mają status „Zgłoszony”
3. W kartotece znajdują się zgłoszeni członkowie rodzin.

Dlaczego w kartotece ubezpieczonego nie można uzupełnić danych ewidencyjnych?

„Kartoteka ubezpieczonego została rozszerzona o nowy zakres danych, który jest pobierany z kont ubezpieczonych w ZUS. Nowy zakres danych obejmuje:
• dane ewidencyjne (imię drugie, nazwisko rodowe, płeć),
• informacje o zgonie osoby ubezpieczonej (data zgonu),
• miesiąc przekroczenia lub osiągnięcia kwoty górnej granicy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• dane członków rodziny ubezpieczonego, zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego,
• dane dotyczące zgłoszenia do ubezpieczeń (kod tytułu, okresy zgłoszenia, podlegania ubezpieczeniom),
• dane dotyczące indywidualnego schematu podlegania.

Na raporcie z pobierania, przy danych płatnika widnieje informacja „Płatnik nie został zidentyfikowany w ZUS. Żadne dane płatnika nie zostaną pobrane”. Co to oznacza?

Płatnik nie został zidentyfikowany w ZUS tzn. że jego dane nie identyfikują się z danymi płatników znajdującymi się w bazie w ZUS. Dane identyfikacyjne są niepoprawne lub płatnik taki nie został jeszcze zgłoszony.

W jakich terminach i w jaki sposób aktualizowane są dane? Płatnik składa w wersji papierowej, w poniedziałek dokument ZUS ZPA – kiedy kartoteka będzie mogła być poprawienie potwierdzona?

Jeśli płatnik złoży dokument ZUS ZPA to taki dokument zostanie natychmiast przetworzony, a dane do pobrania dla tego płatnika będą dostępne w dniu następnym.

Czy będzie możliwość sporządzenia raportu zerowego – wycofującego za osobę, która nie była zgłoszona przez płatnika? Dotyczy to ubezpieczonego dla którego przez pomyłkę został przekazany raport składkowy.

Jeśli kartoteka ubezpieczonego nie jest potwierdzona i mimo zaznaczenia do potwierdzenia nie została potwierdzona ( tzn. że ten ubezpieczony nie był nigdy zgłoszony przez tego płatnika), to dla takiego ubezpieczonego nie będzie można wysłać żadnych dokumentów rozliczeniowych w tym również raportów zerowych. Dla tego ubezpieczonego na raporcie otrzymamy komunikat „Dokument nie może być wysłany, ponieważ dane ubezpieczonego nie zostały zidentyfikowane w ZUS”.

Pobrane zostały dane z ZUS, do bazy zostały pobrane dane za pracowników i świadczeniobiorców a powinni wczytać się tylko pracownicy?

Jeśli z bazy ZUS zostały pobrane zarówno dane pracowników, jak i świadczeniobiorców, to oznacza, że w Kartotece Płatnika został wybrany zakres pobierania danych „Pełny Zakres”. Aby z bazy ZUS zostały pobrane tylko dane dotyczące pracowników, w Kartotece Płatnika na zakładce „Dane identyfikacyjne” w obszarze „Zakres danych pobieranych podczas aktualizacji Kartotek Ubezpieczonych” należy wybrać opcję „Pracownicy”.
Nie można zaktualizować komponentów programu i danych płatnika dla kilku firm występujących w rejestrze. Na raporcie z pobierania danych występuje komunikat ” Serwer zwrócił błąd: Podano parametr REGON o długości różnej od 9 lub 14 znaków.
Przyczyną jest dodanie do numeru REGON spacji. Należy otworzyć dane tego płatnika poprzez funkcję Płatnik-Otwórz, następnie usunięcie wpisu w polu REGON i dodanie go ponownie oraz zapisanie kartoteki płatnika.

Płatnik zatrudnia „pracowników zwykłych” i tzw. „menadżerów” z wysokimi wynagrodzeniami.
Problem polega na tym, że nie wszyscy w dziale kadr danego płatnika mają dostęp do tej wąskiej grupy pracowników. Przy próbie pobrania danych będą udostępnione również dane tych menadżerów. Czy jest przewidziana możliwość, aby zablokować dostęp do danych określonych osób?

Pobieranie danych z ZUS odbywa się z podziałem na grupy :
1. za wszystkich ubezpieczonych-> „Pełny zakres”
2. za pracowników ZUS -> „Pracownicy ZUS”,
3. za świadczeniobiorców ZUS -> „Świadczeniobiorcy ZUS”,
4. za pracowników -> „Pracownicy” – dla pozostałych płatników innych od ZUS obsługujących świadczeniobiorców, np.: MON, UP, Bank….
5. za świadczeniobiorców -> „Świadczeniobiorcy” – dla pozostałych płatników innych od ZUS obsługujących świadczeniobiorców. np.: MON, UP, Bank….

Inny podział nie jest przewidziany. Jeśli dany użytkownik będzie pobierał dane z bazy ZUS za pracowników, pobiorą mu się dane za ubezpieczonych dla których występuje podleganie ubezpieczeniom w ostatnich 6 miesiącach.

Na stronie ZUS jest już podana nowa wartość podstawy wymiaru składek na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe. Sporządzając jednak dokument zeruje się podstawa na ubezpieczenie chorobowe i nie da się zrobić poprawnie dokumentów. Co należy wykonać aby wyliczyć ubezpieczenie chorobowe?

Do wyliczania dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego program potrzebuje parametru w ustawieniach programu. Obecnie parametry te pochodzą z bazy ZUS i są wczytywane do programu podczas wykonywania w programie funkcji „Aktualizuj komponenty i dane płatnika”.

Wydruk Informacji Miesięcznej oraz Informacji Rocznej nie mieści się na kartce (drukuje się urwany). Jak mogę skonfigurować program, żeby wydruk mieścił się w całości?

Za wydruk Informacji Rocznej / Miesięcznej odpowiedzialne są ustawienia przeglądarki Internet Explorer. Aby wydruk mieścił się na stronie należy w Internet Explorerze w Ustawieniach strony zaznaczyć opcję „Włącz dopasowywanie przez zmniejszenie”.

Czy do liczby ubezpieczonych na dokumencie ZUS DRA są zliczane osoby, dla których w danym okresie rozliczeniowym nie występuje raport składkowy ZUS RCA lub RZA a występuje natomiast jedynie raport świadczeniowy?

Program Płatnik nie zlicza do liczby ubezpieczonych takich pozycji.

Czy jest możliwość zablokowania do oglądania w bazie dokumentów rozliczeniowych z uwagi na to, że widać tam wszystkie wynagrodzenia pracowników?

Niestety nie ma takiej możliwości . Po zalogowaniu się do programu Płatnik podając login i hasło mamy dostęp do danych płatnika wybranego do kontekstu a więc do wszystkich dokumentów, które są utworzone dla tego płatnika.
Administrator programu Płatnik, może utworzyć w programie konto użytkownika i nadać mu uprawnia do obsługi danego Płatnika (jednego lub kilku).

W jaki sposób pobrać komplety rozliczeniowe?

Komplety rozliczeniowe zostają pobrane podczas wykonywania pobierania danych płatnika. Pobierany jest wtedy komplet rozliczeniowy za okres zgodny z okresem rozliczeniowym wybrany w „Ustawieniach programu” oraz za okres poprzedni. Jeśli w „Ustawieniach programu” jest wybrany czerwiec 2013 to podczas pobierania danych zostanie pobrany komplet rozliczeniowy za maj 2013 i czerwiec 2013.

Do czego służy na ZUS RCA dostępna w menu Narzędzia opcja „Kopiuj pozycje raporty do skorygowania składki na ub. wypadkowe”?

Program Płatnik informuje użytkownika o konieczności przekazania do ZUS raportów z przeliczoną składką na ubezpieczenie wypadkowe, gdy na deklaracji korygującej ZUS DRA wprowadzono zmianę stopy procentowej w stosunku do deklaracji o niższym numerze. Program Płatnik kopiuje brakujące pozycje raportów ZUS RCA do kompletu korygującego za pomocą funkcji „Kopiuj pozycje raporty do skorygowania składki na ub. wypadkowe” dostępnej na dokumencie ZUS RCA w menu Narzędzia.

Przez jaki okres czasu udostępnione są do pobrania zamówione zaległe komplety rozliczeniowe?

Zamówione komplety rozliczeniowe można pobrać w przeciągu 30 dni od momentu ich udostępnienia.

Co to jest kolejka dokumentów nieprzetworzonych?

Są to dokumenty, które zostały wysłane do ZUS a nie zostały jeszcze przetworzone. W programie dokumenty takie otrzymują status 'Orzeczekujący na przetworzenie w ZUS’.

Kiedy jest możliwe użycie w programie Płatnik kodu 3000?

Rozliczenie z zastosowaniem kodu 3000 możliwe jest tylko po ustaniu tytułu podstawowego. Przed rozliczeniem ubezpieczonego z kodem 3000 należy upewnić się, że tytuł, z którego osoba podlegała ubezpieczeniom został prawidłowo wyrejestrowany. Informacje o wyrejestrowaniu przechowywane są w kartotece ubezpieczonego i aktualizowane na podstawie pakietów danych pobieranych z bazy centralnej ZUS.

Czy można prowadzić dwie osobne bazy dokumentów rozliczeniowych i zgłoszeniowych w programie Płatnik?

Można mieć dwie bazy danych (ale to będzie trochę utrudniać pracę). Pobierając dane z ZUS zarówno do jednej, jak i do drugiej bazy danych będą pobierały się wszystkie dane dla tego płatnika tj. dane o ubezpieczonych oraz komplety rozliczeniowe dostępne w ZUS.
Pobierając dane do bazy ze zgłoszeniami użytkownik będzie musiał ręcznie wpisywać do uwierzytelnienia wartość z pola DRA, gdyż takich dokumentów nie będzie miał w bazie danych.
Będzie musiał pobrać te dane z bazy z dokumentów rozliczeniowych. Bez podania prawidłowej wartości do uwierzytelnienia nie będzie mógł pobrać danych z ZUS.

Wykonuję korektę dokumentów rozliczeniowych. Jak wykonywane jest wyliczenie składek na deklaracji DRA? Czy program do deklaracji pobiera składki tylko z raportów dołączonych do korygowanej deklaracji, czy również z raportów z kompletu rozliczeniowego pobranego z ZUS?

Zasada wyliczania DRA korygującej:
Przed sumowaniem deklaracji korygującej wykonywane jest sprawdzenie w bazie programu, czy oprócz kompletów pobranych z ZUS, występują jeszcze wysłane zestawy oczekujące na przetworzenie.
Jeśli występują, wówczas program przed sumowaniem uwzględnia te pozycje (tzn tymczasowo w komplecie logicznym pobranym z ZUS zastępuje pozycje skorygowane) – ale warunkiem koniecznym jest to, aby kartoteki dla wszystkich osób znajdujących się w komplecie były w statusie „Potwierdzona w ZUS”.
Dodatkowo jeśli do deklaracji korygującej, która jest wyliczana dołączone zostały również pozycje korygujące, wówczas program podobnie jak wyżej uwzględnia je (dla tych ubezpieczonych przykrywa pozycje o niższym numerze).

Jakie nowe weryfikacje dokumentów zostały wprowadzone w wersji programu 10.01.001?

Zwiększono zakres weryfikacji dokumentów oraz krytyczności błędów wykrywanych w dokumentach ubezpieczeniowych polegających na:
• sprawdzaniu poprawności raportów imiennych w komplecie korygującym, w oparciu o dokumenty składane w komplecie pierwszorazowym. Rozszerzona weryfikacja dotyczy okresu, za który składany jest raport korygujący. Sprawdzenie ma na celu wyszczególnienie brakujących pozycji raportu za ubezpieczonego w obrębie całego okresu uwzględniając również dokumenty już przetworzone w ZUS,
• dodatkowych weryfikacjach na deklaracjach rozliczeniowych składanych przez płatnika typu „sam za siebie” pod kątem poprawności danych identyfikacyjnych płatnika z danymi identyfikacyjnymi zapisanymi w kartotece ubezpieczonego potwierdzonej w ZUS,
• umożliwieniu składania deklaracji rozliczeniowej w ramach jednego zakresu numerów, w sytuacji gdy sumy składek wykraczają poza dopuszczalną długość pól na formularzu. Rozwiązanie to dedykowane jest dla dużych płatników przekazujących dokumenty za wiele tysięcy ubezpieczonych,
• zmianie weryfikacji zgłoszeń ubezpieczonych w zakresie badania czy okres podlegania, podany w dokumentach za ubezpieczonych, nie wykracza poza okres wyznaczony przez datę powstania obowiązku opłacania składek oraz datę wyrejestrowania płatnika,
• wprowadzeniu dodatkowej weryfikacji sprawdzającej przekazywanie do ZUS ponownie takich samych dokumentów zgłoszeniowych za osoby ubezpieczone. Na podstawie przesyłanego dokumentu w trybie zgłoszenia, reguły sprawdzają czy na koncie ubezpieczonego lub w zestawie, występuje już zgłoszenie z takim samym sześcioznakowym kodem tytułu, w tym samym okresie oraz z identycznie zaznaczoną informacją o podleganiu poszczególnym rodzajom ubezpieczeń.

Na czym polega funkcjonalność związana z pracą płatnika wielooddziałowego?

Rozszerzenie funkcjonalności programu dla płatników wielooddziałowych polega na:
• Aktualizacji komponentów i bibliotek programu bez konieczności pobierania danych z ZUS, w sytuacji gdy program płatnik pracuje w trybie oddziałowym. Konfigurację parametrów należy przeprowadzić w kartotece płatnika zaraz po zainstalowaniu nowej wersji programu. W przypadku pracy programu w trybie oddziału, zakres aktualizacji danych ogranicza się do komponentów i słowników programu, w związku z tym poziom weryfikacji dokumentów nie obejmuje rozszerzonych sprawdzeń w oparciu o dane z ZUS. Dopiero przekazanie zestawów z dokumentami do centrali, umożliwia przeprowadzenie pełnych weryfikacji i przekazanie dokumentów do ZUS.
• Zablokowaniu możliwości wysłania dokumentów automatycznie do ZUS, jeśli program pracuje w trybie oddziałowym,
• Wprowadzeniu nowej funkcjonalności umożliwiającej oznaczenie w dedykowany sposób zestawów przekazanych do centrali firmy celem przesłania ich do ZUS,
• Rozszerzeniu kreatora importu plików kedu o możliwość sumowania dokumentów przychodzących do centrali firmy z różnych oddziałów,
• Na poziomie kontekstu płatnika pracującego w trybie agregowania dokumentów, np. centrali firmy, gdzie występuje pełny zakres aktualizacji danych z ZUS, wprowadzono możliwość oznaczenia dokumentów znakiem Oddziału, z którego pochodzą. Pliki kedu pochodzące z oddziałów posiadają wewnątrz dodatkowe oznaczenie, które przenoszone jest podczas importu dokumentów do bazy centralnej.
• Tworzeniu raportów z weryfikacji dokumentów z uwzględnieniem podziału na oddziały. Zapis raportu do zewnętrznego pliku.

Czy wyliczanie raportów według wskazanego schematu finansowania dotyczy wszystkich kodów tytułu ubezpieczenia?

Wyliczanie raportu według wskazanego schematu finansowania dotyczy wszystkich kodów tytułu ubezpieczenia, w szczególności tych, które posiadają więcej niż jeden równorzędny schemat finansowania. Dotychczas program wyliczał składki według domyślnego schematu. W sytuacji, gdy pozycja raportu powinna być wyliczona w inny sposób, użytkownik dokonywał samodzielnie przeniesienia składek. Począwszy od wersji programu 10.01.001 istnieje możliwość wyboru schematu finansowania spośród schematów dostępnych dla danego kodu tytułu. Wyboru schematu finansowania dokonuje się po wypełnieniu kodu tytułu oraz kwot podstaw wymiaru.

Problem pojawia się, gdy sumowane są raporty z kilku oddziałów za tego samego ubezpieczonego. W sytuacji, gdy wczytywane są pliki dokumentów poprzez opcję „Import nowych dokumentów” z opcją „Sumowanie raportów” oraz „Import dokumentów nowych i aktualizujących” z opcją „Sumowanie raportów” – zestawy wczytują się prawidłowo. Jednak po przeliczeniu deklaracji dane w niej są nieprawidłowe. Podstawy naliczania składek pozostają niezmienne, jednak dane dotyczące świadczeń chorobowych i wypadkowych są pomniejszane.
Jeśli płatnik chce, aby sumowane były raporty ZUS RSA za tego samego ubezpieczonego z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, kodem świadczenia/przerwy oraz okresem przerwy, to wówczas powinien zaznaczyć dodatkowe pola do porównania: Kod świadczenia/przerwy oraz Okres świadczenia od i do. w zaawansowanych ustawieniach importu.

W zestawie 01 i korekcie 02 trzy pracownice są rozliczone na raportach RCA z kodem 011000, a powinny z kodem 011010.
W Komplecie 03 tworzę więc dla tych Pań zerowe raporty RCA z kodem 011000 i dodaję raporty z kwotami (takimi jak były w 011000) z kodem 011010.
Przy weryfikacji takiego dokumentu program sygnalizuje mi, że mam powtórzone raporty. Ale sygnalizuje, że tylko 2 z trzech utworzonych są powtórzone, chociaż tworzyłem je dla 3 osób. W momencie zgody na usunięcie powtórzonych raportów program usuwa raporty RCA z kodem 011010 dodane przeze mnie, a zostawia raporty RCA z kodem 011000 wyzerowane. Czy w tej sytuacji usunięcie przez program raportów z prawidłowym kodem i kwotami składek nie spowoduje, że w miesiącu 09-2007 te dwie Panie będą miały zerowe podstawy składek i niezgodna będzie deklaracja DRA za ten okres i przelew (nadpłata)?

Należy sprawdzić z jakim kodem tytułu ubezpieczenia występują korygowane osoby na dokumentach z kompletu rozliczeniowego pobranego z ZUS. Proszę przejść do widoku Informacje z ZUS ->Komplety rozliczeniowe i otworzyć komplet rozliczeniowy za okres, którego dotyczy korekta. W otwartym komplecie proszę sprawdzić wszystkie raporty z identyfikatorem 01 oraz 02. Jeśli w raportach tych wymienione osoby znajdują się już z kodem tytułu 011010, oznacza to, że została wykonana korekta systemowa przez ZUS. W takiej sytuacji płatnik nie musi tworzyć dokumentów korygujących.

Płatnik posiada certyfikat kwalifikowany ENIGMA. W trakcie pobierania danych z ZUS, po podaniu PIN na oświadczeniu program wyświetla komunikat błędu: „Błąd. Wystąpił błąd w trakcie składania podpisu.: Dla karty inteligentnej nie wprowadzono żadnego numeru PIN”. Co jest przyczyną tego problemu?

Należy sprawdzić, czy prawidłowo skonfigurowana jest aplikacja Encard CSP. Problem powinien zostać rozwiązany poprzez zaznaczenia na zakładce PIN opcji „Zapamiętaj PIN na czas składania podpisu dla wszystkich wybranych dokumentów”.

W raporcie z pobrania danych z ZUS nie są wyświetlane informacje dotyczące miesiąca przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe (30-krotność). Czy to oznacza, że program nie weryfikuje przekroczenia 30-krotności?

Mimo, iż w raporcie z pobrania danych z ZUS nie są wyświetlane informacje dotyczące miesiąca przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (30-krotność) program nadal weryfikuje podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe w tym zakresie. Dodatkowo wprowadzono nową regułę weryfikacji podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe po miesiącu przekroczenia 30-krotności w raporcie rozliczeniowym, która będzie wymuszała poprawienie podstawy oraz składek na te ubezpieczenia tzn. wyzerowanie podstaw oraz składek.

U płatnika składek zatrudniona była osoba, która po ustaniu zatrudnienia zmieniła nazwisko. W chwili obecnej zaszła potrzeba ponownego zatrudnienia tej osoby z nowymi danymi identyfikacyjnymi. Jednak aktualizacja danych płatnika i ubezpieczonych powoduje pobranie do kartoteki tego ubezpieczonego poprzedniego nazwiska. Utworzenie nowego dokumentu zgłoszeniowego powoduje również wstawienie poprzedniego nazwiska osoby ubezpieczonej. Jak mogę na dokumencie zgłoszeniowym zmienić nazwisko osoby zgłaszanej do ubezpieczeń?

Aby zmienić dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń, w dokumencie zgłoszeniowym ZUA lub ZZA należy wybrać opcję 'Zmień dane ubezpieczonego’ dostępną w menu Edycja.

Po wprowadzeniu na dokumencie zgłoszeniowym nowych danych identyfikacyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczeń za pomocą opcji 'Zmień dane ubezpieczonego’ i potwierdzeniu dokumentu opcją 'Zapisz i zamknij’, program wyświetlił komunikat „Wprowadzone dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej są zgodne z rejestrem PESEL.” Co oznacza ten komunikat?

Komunikat ten oznacza, że wprowadzone na dokumencie dane ubezpieczonego są zgodne z danymi ubezpieczonego zarejestrowanymi w rejestrze PESEL.
Jakie zmiany są wprowadzone w wersji 10.01.001 na raporcie o wysyłce i potwierdzeniu?
„Począwszy od wersji 10.01.001 zmieniono etykiety na raportach dotyczących wysyłania zestawów do ZUS.
Data utworzenia zestawu – 2014-08-07 (data z komputera użytkownika)
Data przekazania do ZUS – 2014-08-08 (data z komputera użytkownika).

Jakie dokumenty mogą mieć status 'Historyczne’?

Dokumenty historyczne mogą pochodzić z poprzedniej wersji programu PŁATNIK lub zostały wczytane do programu z wykorzystaniem opcji „Zasilenie inicjalne”. Począwszy od wersji 10.01.001 programu PŁATNIK, status historyczny obowiązuje również dla dokumentów przygotowanych i przekazanych z poziomu oddziału do centrali firmy celem przeprowadzenia pełnej weryfikacji i przesłania automatycznie do ZUS.

Czy z nowej funkcji „Przekaż do centrali” muszą korzystać wszyscy wielooddziałowi płatnicy składek?

Nowa funkcja dotycząca płatników wielooddziałowych dedykowana jest płatnikom, którzy przyjęli następującą organizację pracy:
– dane z ZUS pobiera tylko centrala, oddziały nie pobierają danych,
– dokumenty zgłoszeniowe i dokumenty rozliczeniowe sporządzane są przez poszczególne oddziały,
– dokumenty sporządzone przez oddziały przekazywane są do centrali firmy,
– centrala scala otrzymane z oddziałów dokumenty i wysyła je do ZUS.

Czy dokumenty rozliczeniowe sporządzone przez poszczególne oddziały firmy, powinny mieć taką samą nazwę skróconą czy oddziały mogą mieć różne nazwy skrócone (przypisane do danego oddziału)?

Na poziomie centrali następuje wczytanie wszystkich plików KEDU pochodzących z poszczególnych oddziałów. Ważne jest, aby w przypadku dokumentów rozliczeniowych, dokumenty z poszczególnych oddziałów posiadały taki sam identyfikator oraz identyczne dane płatnika. Wówczas pozycje raportów zostaną dołączone do jednego zbiorczego dokumentu ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA. W przeciwnym razie dokumenty zostaną zaimportowane, ale zapisane w odrębnych dokumentach ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA, skąd następnie poszczególne pozycje raportów można przekopiować do jednego zbiorczego.

Jak w wynikowej deklaracji rozliczeniowej sumowana jest liczba ubezpieczonych w bloku III w polu 01 z poszczególnych deklaracji pochodzących z poszczególnych oddziałów, jeśli ubezpieczony pracuje w dwóch oddziałach ? Czy osoba ta wykazana jest jako jeden ubezpieczony?

W deklaracji ZUS DRA pole „Liczba ubezpieczonych” (blok III pole 01) wyliczane jest jako suma liczb wykazanych w poszczególnych deklaracjach importowanych przez centralę. Jeśli ten sam ubezpieczony wykazany jest w dokumentach sporządzonych przez kilka oddziałów, wówczas liczbę tę należy skorygować ręcznie.

Czy w przypadku dokumentów sporządzanych przez oddziały wykonywana jest pełna weryfikacja tych dokumentów?

W poszczególnych oddziałach firmy proces przygotowania dokumentów jest taki sam jak w przypadku innych płatników składek, jednak bez wykonywania rozszerzonych weryfikacji w oparciu o dane z ZUS. Oddziały pracujące w „trybie oddziałowym” nie pobierają danych z konta płatnika i kont ubezpieczonych w ZUS (w kartotece płatnika zaznaczona jest opcja „Bez aktualizacji kartotek”). Dopiero po przekazaniu dokumentów do centrali firmy, gdzie po aktualizacji wszystkich danych, dokonywana jest pełna weryfikacja dokumentów w oparciu o dane pobrane z ZUS.

Po zainstalowaniu programu Płatnik próbowałem pobrać dane z ZUS. Danych nie udało  się pobrać. Dlaczego?

Aby funkcja pobierania danych działała poprawnie, muszą być spełnione następujące warunki:

• w programie musi być zarejestrowany ważny certyfikat jednostki ZUS. Gdy nie ma certyfikatu ZUS, należy go pobrać i zarejestrować (pobieranie certyfikatu ZUS – Podręcznik administratora rozdział 4.2 „Konfiguracja przekazu elektronicznego”),
• w programie musi być zarejestrowany ważny certyfikat kwalifikowany,
• nie ma ograniczeń administratora w dostępie do Internetu – należy sprawdzić, czy z poziomu przeglądarki jest możliwe połączenie z serwerami komunikacyjnymi,
• dane identyfikacyjne płatnika w kartotece płatnika muszą być identyczne z danymi identyfikacyjnymi płatnika przekazanymi do ZUS w dokumentach zgłoszeniowych płatnika,
• muszą być aktualne listy CRL (listy unieważnionych certyfikatów).

Podczas pobierania danych płatnika mam komunikat „Podano niepoprawną wartość uwierzytelniającą. Wprowadź ją ponownie”. Co to oznacza?

Podczas pobierania danych z ZUS użytkownik musi uzupełnić w formularzu „Pobieranie danych z ZUS” informacje z historycznych dokumentów ubezpieczeniowych płatnika przekazanych już do ZUS.

Gdy podane zostaną niepoprawne informacje, program nie pozwoli na pobranie danych    z ZUS. Użytkownik musi uzupełnić tę wartość samodzielnie jedynie w przypadku, gdy program Płatnik nie pobierze jej automatycznie z bazy.

Jest to dodatkowe zabezpieczenie przed pobraniem danych przez nieupoważnione  osoby.

Pobrałem dane z ZUS, ale nie wszystkie kartoteki ubezpieczonych zostały zaktualizowane. Co może być tego przyczyną?

Aktualizowane są kartoteki tylko tych ubezpieczonych, którzy:

• są przypisani w ZUS do danego płatnika (tzn. ubezpieczony jest lub był zgłoszony przez danego płatnika),
• zostali już wyrejestrowani przez danego płatnika, a od ich wyrejestrowania nie upłynęło więcej niż 6 miesięcy.

Dlaczego w kartotece ubezpieczonego nie mogę edytować  danych?

Funkcja edycji jest dostępna tylko dla kartotek, które nie są potwierdzone w ZUS.

Dane ubezpieczonych, których kartoteki mają status „Potwierdzona w ZUS”, nie mogą być edytowane. Wszelkie zmiany w kartotekach są wykonywane automatycznie podczas aktualizacji danych na podstawie danych zapisanych na kontach w ZUS, po wcześniejszym wysłaniu i przetworzeniu odpowiedniego dokumentu zmieniającego dane   ubezpieczonego.

Dlaczego podczas wysyłki zestawu z dokumentami jest uruchamiana aktualizacja i czy można ją wyłączyć?

Podczas wysyłki zestawów program sprawdza, czy w bazie znajdują się:

• aktualne parametry wymagane do poprawnej pracy systemu weryfikacji (biblioteki, słowniki itp.),
• aktualne dane płatnika i ubezpieczonych; jeśli dane te są nieaktualne, uruchamia się proces ich pobierania.

Zaleca się aktualizację danych w kartotekach płatnika i ubezpieczonych przed przystąpieniem do tworzenia dokumentów  ubezpieczeniowych.

Przygotowanie dokumentów na podstawie aktualnych danych umożliwi poprawną ich weryfikację podczas wysyłania zestawu do ZUS.

Podczas wysyłki nie można wyłączyć aktualizacji.

Jak zaktualizować dane identyfikacyjne w importowanych dokumentach, jeśli są one różne od danych w kartotece  płatnika?

Danych identyfikacyjnych płatnika w dokumentach nie można edytować.

Aby je zmienić na zgodne z kartoteką, należy wykonać aktualizację danych identyfikacyjnych płatnika.

Aby zaktualizować dane płatnika na podstawie kartoteki płatnika:

• z menu Widok należy wybrać polecenie Dokumenty/Dokumenty wprowadzone;
• w obszarze roboczym Dokumenty wprowadzone należy wskazać dokument, który trzeba zaktualizować i z menu Program wybrać polecenie   Otwórz;
• w oknie otwartego dokumentu z menu Narzędzia wybrać polecenie Aktualizuj dane identyfikacyjne płatnika; następnie zapisać wprowadzone zmiany, klikając przycisk Zapisz i zamknij.

Czy tworząc dokument ZUS ZCNA dla członków rodzin, którzy ukończyli 26 lat, program uwzględnia stopień niepełnosprawności?

Program Płatnik po pobraniu danych z bazy ZUS proponuje utworzenie dokumentu ZUS ZCNA dla członków rodziny, którzy ukończyli 26 lat.

Jeśli użytkownik zadecyduje, że chce, aby program utworzył takie dokumenty, wówczas program wyszuka w bazie danych zgłoszonych członków rodziny, którzy ukończyli 26 rok życia (dziecko własne, dziecko małżonka, dziecko przysposobione, wnuk, dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, albo dziecko obce w ramach rodziny zastępczej) i w zgłoszeniu nie był zaznaczony kod wskazujący na znaczny stopień niepełnosprawności. Dla wskazanych członków rodziny utworzy dokument ZUS ZCNA.

Za jaki okres pobierane są komplety rozliczeniowe z ZUS podczas aktualizacji danych?

Standardowo podczas aktualizacji danych płatnika pobierane są komplety rozliczeniowe  z ZUS za bieżący miesiąc (czyli zgodny z ustawieniami w programie) i  poprzedni.

Jeśli w dokumentach wprowadzonych znajdują się dokumenty za inne okresy (w ramach bieżąco dostępnych za okres 17 m-cy), wówczas za te okresy również zostaną pobrane komplety rozliczeniowe.

Czy po włączeniu możliwości pobierania danych mogę utworzyć dokumenty „Informacja miesięczna” (IM) lub „Informacja roczna” (IR) na podstawie dokumentów wysłanych?

Po  udostępnieniu funkcji pobrania danych płatnika z ZUS będzie możliwość utworzenia „Informacji miesięcznej” lub „Informacji rocznej” tylko na podstawie kompletów rozliczeniowych pobranych z ZUS.

Za jaki okres dostępne są komplety rozliczeniowe do pobrania z ZUS?

Na bieżąco w ZUS do pobrania są komplety rozliczeniowe za 17 miesięcy (miesiąc bieżący i 16 miesięcy wstecz).

W jaki sposób można zamówić komplety rozliczeniowe z ZUS za okresy starsze niż 17 miesięcy?

Aby zamówić komplety rozliczeniowe za wcześniejsze okresy, należy skontaktować się ze swoim konsultantem.

W jaki sposób odbywa się pobieranie danych płatnika z ZUS?

Za pomocą programu Płatnik można pobierać dane z ZUS z uwzględnieniem poniższych zasad.

Zasady automatycznego pobierania danych do bazy programu Płatnik:

1. Gdy w bazie programu Płatnik nie ma dokumentów rozliczeniowych przygotowanych do wysłania, wówczas domyślnie podczas aktualizacji następuje:
   1. pobranie danych ubezpieczonych z kont, dla których występuje podleganie ubezpieczeniom w ostatnich 6 miesiącach,
   2. pobranie kompletów rozliczeniowych za dwa okresy: bieżący (tj. zgodny z ustawieniami w programie Płatnik) oraz
2. Gdy w bazie programu Płatnik są dokumenty rozliczeniowe o statusie wprowadzonym, wówczas dodatkowo:
   1. pobrane zostaną z ZUS komplety rozliczeniowe za okres odpowiadający okresowi wynikającemu z dokumentów wprowadzonych oraz za okres bezpośrednio poprzedzający obecny,
   2. pobrane zostaną dane z kont ubezpieczonych, dla których występuje podleganie ubezpieczeniom w okresach wynikających z punktu 2a).
3. Gdy pobieranie danych zostało zainicjowane poprzez tworzenie „Informacji Miesięcznej” / „Informacji Rocznej”, wówczas zakres kompletów rozliczeniowych, jakie powinny zostać pobrane z ZUS, zostanie określony przez okres rozliczeniowy podany w IM/IR. Dodatkowo pobrane zostaną również dane z kont ubezpieczonych, dla których występuje podleganie ubezpieczeniom w okresach wynikających z kompletów.

W programie Płatnik przewidziano również  możliwość  aktualizacji  danych  na żądanie. W takiej sytuacji użytkownik wskazuje kartoteki ubezpieczonych, dla których oczekuje pobrania danych z Dodatkowo można pobrać komplety rozliczeniowe, zmieniając ustawienia okresu w ustawieniach programu (zmiana okresu – zgodnie z punktem 1b).

W jaki sposób wyliczane są dane w deklaracji DRA dla korygowanego okresu?

 Dane do deklaracji DRA w komplecie korygującym wyliczane są z raportów imiennych z kompletu rozliczeniowego pobranego z ZUS. Zaś dla ubezpieczonych, których raporty były już korygowane – z raportów imiennych z kompletu korygującego.

Jeśli po pobraniu danych z ZUS dane dotyczące ubezpieczonego uległy zmianie na nowe, to czy muszę wysłać dokument ZUS ZIUA?

 W tym przypadku, jeśli do kartoteki ubezpieczonego zostały pobrane nowe dane z Rejestru Urzędowego PESEL, nie przesyła się do ZUS dokumentu ZUS ZIUA.

Czy można połączyć dwie kartoteki o statusie „Potwierdzona w  ZUS”?

Nie ma możliwości połączenia dwóch kartotek o statusie „Potwierdzona w ZUS”. Możemy połączyć dwie kartoteki o statusie „Niepotwierdzona w ZUS”, a także kartoteki, z których jedna jest potwierdzona, a druga nie – wówczas kartoteką główną jest kartoteka o statusie „Potwierdzona w ZUS”.

Do czego służą komplety rozliczeniowe?

 Komplety rozliczeniowe są to dokumenty rozliczeniowe (raporty i deklaracje) za minione okresy, które zostały już przetworzone w ZUS i pobrane do bazy danych programu Płatnik. Komplety rozliczeniowe służą głównie do weryfikacji i wyliczania deklaracji podczas tworzenia kompletu korygującego.

Po jakim czasie będę mógł pobrać komplet rozliczeniowy zawierający dokumenty rozliczeniowe ostatnio wysłane?

 Komplet rozliczeniowy standardowo jest dostępny do pobrania nie wcześniej niż 5 dni roboczych po przekazaniu dokumentów rozliczeniowych do ZUS.

Do czego służy w zestawie funkcja Oznacz kolejność przetwarzania dokumentów w ZUS?

 Ta funkcja umożliwia oznaczenie kolejności przetworzenia dokumentów wyrejestrowania ZUS ZWUA i zgłoszeń ZUS ZUA/ZUS ZZA m.in. w sytuacji, gdy dokumenty te zostały przygotowane w celu zmiany kodu tytułu ubezpieczenia, okresu podlegania lub rodzajów ubezpieczeń dotyczących tego samego   ubezpieczonego.

Jakie statusy mogą mieć wysłane  dokumenty?

 Dokument przesłany do ZUS może być oznaczony jako:

• oczekujący na przetworzenie – gdy nie posiada błędów uniemożliwiających jego przetworzenie,
• oczekujący na wyjaśnienie – gdy posiada błędy o statusie ostrzeżenie i taki dokument będzie poddany dodatkowej kontroli przez pracownika ZUS, zanim zostanie przekazany do przetworzenia,
• przetworzony – gdy dokument został przetworzony, a dane z dokumentu zostały przeniesione na konto ubezpieczonego, przy czym dla takiego dokumentu mogły zostać również odnotowane błędy weryfikacji,
• odrzucony – gdy dokument został odrzucony na etapie przetwarzania  dokumentu.

Czy można anulować potwierdzenie kartoteki wybranego  ubezpieczonego?

 Nie można anulować potwierdzenia kartoteki wybranego  ubezpieczonego.

W programie Płatnik można anulować potwierdzenie kartoteki płatnika o statusie „Potwierdzona w ZUS”. Operacja taka powoduje zmianę statusu kartoteki płatnika oraz wszystkich jego ubezpieczonych na „Niepotwierdzona w ZUS” oraz usunięcie dodatkowych danych płatnika i ubezpieczonych dostępnych w ZUS dla kartotek potwierdzonych. W tym celu wybieramy z menu Płatnik/Rejestr Płatników, otwieramy wybraną kartotekę do edycji, następnie wybieramy Narzędzia – Anuluj potwierdzenie danych w ZUS.

Pomimo zaktualizowania danych płatnika i ubezpieczonych ponowne wywołanie aktualizacji programu i danych płatnika powoduje wyświetlenie komunikatu „Dane płatnika nie są aktualne. Czy chcesz zaktualizować dane?”. Co jest przyczyną takiego zachowania programu?

 Program próbuje pobrać dane z ZUS, np. komplety rozliczeniowe. Program pobiera z ZUS komplety  rozliczeniowe:

• za okres odpowiadający okresowi wynikającemu z dokumentów wprowadzonych oraz za okres bezpośrednio poprzedzający obecny – należy sprawdzić, jakie dokumenty znajdują się w widoku „Dokumenty wprowadzone”,
• pobranie kompletów rozliczeniowych za dwa okresy: bieżący (czyli zgodny z ustawieniami w Płatniku) oraz poprzedni – należy sprawdzić, jaki okres jest wprowadzony w ustawieniach programu.

Czy można zablokować przeglądanie bazy dokumentów rozliczeniowych z uwagi na to, że widać tam wynagrodzenia  pracowników?

 Niestety nie ma takiej możliwości. Po zalogowaniu się do programu Płatnik za pomocą loginu i hasła mamy dostęp do danych wybranego płatnika, a więc do wszystkich dokumentów, które są utworzone dla tego płatnika.

Administrator programu Płatnik może utworzyć w programie konto użytkownika i nadać mu uprawnienia do obsługi danego płatnika (jednego lub kilku).

Źródło: www.zus.pl